Masse salariale : décomposer la hausse en quatre effets

Quand la masse salariale dérape de 4 %, la réunion part toujours dans la même direction : on cherche qui a été recruté, qui a été augmenté, et combien gagne le nouveau du bureau du fond. C'est la pire façon de traiter le sujet. Elle rend la discussion inconfortable, elle fait fuir la DRH, et surtout elle ne répond pas à la question posée, qui est de savoir si cette hausse se reproduira l'an prochain.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe un vocabulaire fait exactement pour ça. Il vient de la fonction publique, où l'on pilote des millions de rémunérations sans jamais parler d'un agent en particulier, et il s'applique tel quel à une PME de quarante salariés. Quatre effets, quatre calculs, et une variation qui s'explique en une diapositive sans qu'aucun nom n'apparaisse.

Pourquoi la masse salariale se pilote mal par nature

Une masse salariale n'est pas une charge comme les autres. Elle est presque entièrement engagée avant le début de l'exercice : les contrats existent, les grilles existent, les anniversaires d'ancienneté tomberont. Le contrôleur arrive donc avec une marge de manœuvre qui porte sur quelques pourcents, alors que la ligne pèse souvent 30 à 50 % des charges.

Elle a aussi un comportement propre : elle monte toute seule. Même à effectif strictement constant, même sans aucune augmentation générale, une masse salariale progresse, parce que les salariés avancent en ancienneté et en qualification. C'est ce phénomène que les financiers publics appellent le glissement vieillesse technicité. La définition du GVT reprise par Wikipédia le décrit comme l'ensemble des variations, à la hausse comme à la baisse, de la masse salariale liées à ces mouvements individuels, le GVT négatif traduisant l'incidence du remplacement d'agents âgés par des jeunes.

Dire « la masse salariale augmente » n'est donc pas une information. Elle augmente toujours. La question utile est : de combien aurait-elle augmenté si nous n'avions rien décidé, et quelle part de la hausse constatée vient de nos décisions ?

Les quatre effets, dans l'ordre où il faut les calculer

1. L'effet report : ce que l'an dernier a déjà décidé pour cette année

Une augmentation accordée au 1er juillet ne coûte que six mois sur l'exercice où elle est décidée. Elle en coûte douze l'année suivante. La différence est l'effet report, et c'est le premier chiffre à poser, parce qu'il est connu d'avance et qu'il n'est pas négociable.

Le guide de pilotage de la masse salariale du Centre de gestion du Loiret en donne la définition de référence : l'incidence sur l'année suivante des mesures prises en cours d'année. Même logique pour une embauche de septembre, pour une prime versée en octobre, pour un passage à temps plein en mai.

Le calcul tient en une ligne par mesure : montant mensuel de la mesure × nombre de mois non couverts l'année de la décision. Une augmentation de 1 200 € par mois accordée au 1er août a coûté 6 000 € sur cinq mois, elle en coûtera 14 400 l'année suivante, donc l'effet report vaut 8 400 €. Aucun nom n'est nécessaire, seul le montant global compte.

2. L'effet d'effectif : le volume, calculé en moyenne et pas en tête

Le piège classique consiste à comparer l'effectif au 31 décembre d'une année à celui de l'année suivante. Deux entreprises peuvent finir à 40 salariés avec des masses salariales très différentes, selon que les arrivées ont eu lieu en février ou en novembre.

Le bon indicateur est l'effectif moyen annuel en équivalent temps plein : on additionne les mois travaillés de chacun, pondérés par le taux d'activité, et on divise par douze. Un temps plein arrivé le 1er avril compte 0,75. Un 80 % présent toute l'année compte 0,8. L'effet d'effectif vaut alors : (ETP moyen N - ETP moyen N-1) × coût moyen chargé N-1.

3. Le GVT positif : l'ancienneté et les promotions

C'est la part qui monte sans décision collective : avancements d'échelon, primes d'ancienneté, changements de coefficient, promotions individuelles. Elle se mesure sur la seule population présente du 1er janvier au 31 décembre des deux exercices, ce qu'on appelle les présents permanents.

Son ordre de grandeur surprend toujours. Une étude de l'Insee publiée dans la revue Économie et Statistique mesurait, pour les fonctionnaires présents en continu entre 1978 et 1984, un GVT de 1,7 % par an. Autrement dit, à effectif et à grille inchangés, la facture monte de près de deux points. Dans une PME dont la convention collective prévoit une prime d'ancienneté triennale, on retrouve des valeurs du même ordre, parfois plus élevées sur une pyramide des âges jeune.

4. L'effet noria : ce que les départs rapportent

Un départ en retraite remplacé par un profil junior fait baisser la masse salariale sans licencier personne. C'est l'effet noria, ou GVT négatif. Un rapport du Sénat le formule sans détour : le GVT est négatif lorsque les nouveaux recrutés ont un indice plus bas que ceux qui quittent l'organisme.

Le calcul : (coût chargé annuel des entrants - coût chargé annuel des sortants) rapporté à la masse de l'année, en raisonnant poste par poste et en année pleine des deux côtés.

Le point que la même étude de l'Insee établit mérite d'être affiché en comité : le GVT des présents atteignait 1,7 % par an, mais il ne dépassait pas 0,3 % par an pour l'ensemble des fonctionnaires, parce que les entrées et les sorties compensaient presque intégralement l'effet des avancements. La conséquence pratique est brutale. Dans une structure dont le turnover s'arrête, le GVT cesse d'être amorti et la masse salariale accélère. Une entreprise qui se félicite d'une fidélisation parfaite doit budgéter la facture qui va avec.

Le tableau à construire lundi matin

Voici la décomposition d'une PME fictive passée de 2 400 000 € à 2 532 000 € de masse salariale chargée, soit +5,5 %. Les montants sont arrondis.

Masse salariale N-1	2 400 000 €
Effet report des mesures de N-1	+38 000 €
GVT positif (présents permanents)	+41 000 €
Effet noria (3 départs, 3 entrées)	-29 000 €
Effet d'effectif (+1,1 ETP moyen)	+52 000 €
Mesures générales de N (révision au 1er mars)	+30 000 €
Masse salariale N	2 532 000 €

Lue ainsi, la hausse change de nature. Sur les 132 000 € de dérive, 50 000 € étaient écrits avant même que l'exercice commence : le report et le GVT tombent que la direction décide ou non quoi que ce soit. Les 52 000 € d'effet d'effectif renvoient à des décisions de recrutement qui ont leur propre justification. Restent 30 000 € de mesures générales, le seul vrai point de négociation, et on remarque au passage qu'ils produiront un effet report de 6 000 € l'an prochain.

Le deuxième enseignement du tableau est l'effet noria. Trois remplacements ont rendu 29 000 €, soit 70 % du GVT positif. Ce chiffre dit quelque chose sur la pyramide des âges, et il se prévoit à cinq ans sans difficulté. C'est le genre d'indicateur qui passe sans peine le test qui élimine la plupart des indicateurs d'un tableau de bord : il change une décision, celle du niveau de recrutement des prochains remplacements.

Les limites honnêtes de l'exercice

Les effets ne sont pas additifs au sens strict. Une augmentation accordée à un salarié qui part en octobre croise l'effet report et l'effet noria. Les résidus de croisement se logent dans l'effet le moins précis, souvent l'effet d'effectif. Tant que le résidu reste sous 5 % de la variation totale, la décomposition reste utilisable. Au-delà, l'analyse est mal construite et il faut reprendre la définition des populations.

Le périmètre décide du résultat. Intérim, apprentis, heures supplémentaires, participation : chacun de ces postes peut entrer ou sortir du calcul, et le même mouvement réel produira alors un effet d'effectif ou rien du tout. Fixez le périmètre une fois, écrivez-le, ne le changez plus en cours d'année. C'est le même problème que celui de la clé de répartition qui décide du coût de revient : la convention produit le chiffre.

La décomposition explique, elle ne prévoit pas toute seule. Elle devient prévisionnelle à une condition : qu'on la branche sur des inducteurs, comme pour n'importe quelle prévision glissante. J'ai détaillé cette mécanique dans l'article sur le budget annuel qui ne pilote plus rien. Ici les inducteurs sont connus : les dates anniversaire d'ancienneté, les départs en retraite prévisibles, le taux de turnover des trois dernières années.

Ce que ça change dans la conversation

Le gain principal n'est pas comptable, il est politique. Un comité de direction à qui l'on présente « +5,5 % de masse salariale » cherche un coupable. Le même comité à qui l'on présente « 38 000 € de report, 41 000 € de GVT, -29 000 € de noria, 52 000 € d'effectif, 30 000 € de mesures » discute de recrutement et de politique salariale. Personne n'est nommé, et pourtant tout est dit.

Deux conditions pratiques pour que ça tienne. La première, disposer d'un historique de paie exploitable mois par mois, avec le taux d'activité et la date d'entrée de chaque poste, pas seulement un cumul annuel. La seconde, savoir où partent les heures : une masse salariale bien décomposée mais imputée au hasard sur les affaires ne renseigne sur rien, ce que Scalio-IA documente à propos du rapprochement entre les temps facturés et les temps réellement consommés. Sur la crainte que ce type de suivi finit toujours par soulever, la note de Scalio-IA sur ce que l'automatisation change réellement à l'emploi dans une PME industrielle dit ce que j'en pense.

Le geste de lundi matin tient en une heure : exportez la paie des deux derniers exercices, calculez l'ETP moyen de chaque année, isolez les salariés présents sur les 24 mois, et mesurez leur seule progression. Vous tenez votre GVT. Le reste de la décomposition s'en déduit par différence, et vous saurez enfin quelle part de votre masse salariale vous pilotez vraiment.

Je suis Benjamin Roure L'Hermitte, contrôleur de gestion. J'écris ici sur la finance d'entreprise, les marchés financiers et le jeu d'échecs, trois terrains où l'on décide sous contrainte. En savoir plus sur moi et sur ce blog.